一个杂乱无章、文本过多的幻灯片不能组成一个吸引人的演示来传递信息。以下提出的几点建议将帮助您开发出专业且引人注目的演示。

一、保持简单
幻灯片本身不是演示的主角,演讲者才是真正的主角,而坐在台下的听众则是演讲者的客户。听众来倾听、感受或接受演讲者传达的信息。不要让幻灯片喧宾夺主,所以它们不必过于繁杂或充满所谓的“图表垃圾”,幻灯片应力求简洁。
幻灯片应该留有大量的空间,不要被迫用妨碍理解的标识来填充这些空白区域。幻灯片的混乱越少,它提供的视觉信息就越直观。

二、限制要点与文本数量
演示的对象是观众。但用一条条的要点会令观众生厌,最优秀的幻灯片应该是不借助文本的。由于今天人们过于依赖文本型幻灯片,但没有了演讲者的解说,再优秀的PowerPoint幻灯片也没有什么意义。幻灯片的目的在于支持解说者的叙述,而非使解说者成为多余的人。
除了PowerPoint幻灯片以外,最好还要准备一份书面资料,强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料,比仅用 PowerPoint幻灯片,更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后,再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物,您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。

三、限制过渡与动画
慎用动画与幻灯片过渡。应该使每个幻灯片上的动画,如要点活动起来。加入一些动画当然不错,但应坚持使用最精致、专业的动画。
对于要点而言,使用简单的从左至右显示就可以了,但移动或漂动动画就显得过于沉闷与缓慢。一帧接一帧的动画很快就会让观众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡,只需要使用二到三种类型的过渡特效,切忌在所有幻灯片之间添加特效。

四、使用高质量的图片
使用高质量的图片,包括照片,避免使用PowerPoint剪贴画或其它卡通式的艺术线条。
可以在幻灯片中使用人物图片,因为有助于增加观众与幻灯片之间的情感联系。如果相片处于次要地位,则降低不透明性,并在Photoshop中增加一个高斯模糊或动态滤镜;如果相片位于主要区域,并且希望观众注意它(例如产品图片),那么图片可以变得更为显著,且不必要多少(或根本不需要)文字说明。

五、建立一个视觉主题
在整个演示中,需要一个一致的视觉主题。
观众期待看到一个包含新鲜内容的独特演示;没人会对千篇一律的演示感兴趣,因此我们必须避免使用辅助性的图片,如随处可见的PowerPoint设计模板,它只能说明演示非常刻板,或提前就设计完成了。

六、应用适当的图表
以下是几种以图表形式显示数据的方法:
圆饼图:用于显示比例。将分割块的数目限制在4-6块,用颜色或碎化的方式突出最重要的块。
柱状图:用来显示一段时间内数量的变化情况。将竖条的数目限制在4-8条最佳。
条形图:用来比较数量。
曲线图:用于说明趋势。
通常,表格最适于比较并行数据资料。但是,表格可能缺乏视觉效果。

七、使用好色彩
色彩激发情感、传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。色彩能够提高兴趣,改善学习过程中的理解与记忆能力。
一般颜色分为冷色和暖色两类。冷色最适合做背景色,因为它们不会引起我们的注意。暖色最适于用在显著位置的主题上,因为它可造成扑面而来的效果。
若您将在暗室中进行演示,使用深色背景再配上白或浅色文字可达到不错的效果。若光线充足,白色背景配上深色文字处理会达到更好的效果。在灯光明亮的房间内,用深色背景配浅色文字效果不佳,但浅色背景配深色文字会更好地维持视觉效果。

八、选择适当的字体
字体可传递微妙的信息,所以我们要仔细选择字体。在整个幻灯片演示中使用相同的字体,通常宋体或黑体是最佳选择。
含有大量文本的材料大多用宋体,这种字体在小磅值下更易于阅读,但对于屏幕演示而言,由于幻灯机的分辨率相对较低,使用这种字体可能不够清晰。所以可以考虑加大字号,或尝试黑体字的效果。无论使用哪个字体,都需保证在后面观众看得清文字。

九、应用视频或音频
适当时使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明,可提高主动认知能力。在PowerPoint中,不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点,还可以作为变换口味的手段,因而能够激发观众的兴趣。
还可以在幻灯片中使用音频剪辑。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效,如过渡幻灯片时使用的掌声等。过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。

十、对幻灯片进行细分
当信息以小块的形式呈现时,更易被人们理解。离开幻灯片视图进入幻灯片细分视图,您可以查看演示播放的逻辑流程。在这个视图中,您可以将一个幻灯片分割成二个或三个幻灯片,这样幻灯片就具有更加自然与逻辑化的流程或进程。还可以从观众的角度了解幻灯片的总体效果,并发现可被删除的无关的视觉数据,增加幻灯片的视觉清晰度,提高信息传达效果。